​Fee Schedule for Baby Café USA​​
​(Effective Date - January 1, 2026)

Item Description(s)                                                     Cost/Fee             Notes/Comments. 

New Café License
​   - Initial Café (Lead)                                                       $1000.00            This fee includes the required training session.
                                                                                                                        (License period is 12 Calendar months from opening date)

   - Cluster Café (each)                                                    $600.00              Up to four (4) Clusters per Lead Café are permitted. 
                                                                                                                       (Initial license period is 12 Calendar months from Café opening date)        Annual License Renewal

   - Lead Cafés                                                                  $300.00              Annual renewal date is opening anniversary date

   - Clusters                                                                       $300.00              2nd year fee is prorated to align with Lead renewal date

Baby Café Training Sessions                                       
 (Group Training is required for all Café staff; on-line sessions are held on the 2nd Tuesday and 4th Thursday of each month)
                                                                                         
                                                                                                                    
   - New Lead Cafés                                                         Free                    Cost is included in the initial licensing fee

   - New Cluster Cafés                                                     Free                    Training attendance is recommended for new Cluster staff

  - Renewing Cafés - Annual Training                           Free                   1 Free Training per Baby Café group per year

  - Additional Training Session Attendance                $250.00              Tuesday/Thursday regularly scheduled sessions only                                                                                                                                            
​  - Custom Scheduled Training Session                      $450.00                For sessions outside of the Tuesday/Thursday scheduled times                                                                                                                                 (To request, please contact : [email protected] )
   
   - In-person Training Session                         $450.00 + travel              (To request, please contact : [email protected]) 
            
Consultation
   - On-site (with COO or ED)                                         $100.00              4 hour minimum + travel expenses
                                                                                                                         (See reimbursement rates below)                                                                     
   - Virtual (with COO or ED)                                          $100.00              1 hour minimum

Travel
   - High-cost localities                                      $319.00 per day               Lodging, meals, incidentals.
                                                                                                                          (First & last day of travel are reimbursed at 75% of per diem rate)
   
   - Low-cost localities                                      $225.00 per day                Lodging, meals, incidentals. 
                                                                                                                          (First & last day of travel are reimbursed at 75% of per diem rate)
   - Mileage                                                                .67 per mile
   - Airfare                                                    Reimbursed at cost                 Coach rate                                                    
                              
Resources
   - Baby Café Tool Kit (Color booklet)                           $35.00                 One (1) Included with each Initial Lead license 
   - Baby Café Tool Kit (Black & White booklet)            $25.00                 One (1) included with each initial Cluster license
   - Per Additional Item Shipping fee                               $3.00                 To request additional Toolkits, contact [email protected]


Miscellaneous
   - Late fee payments                                                      $25.00                For Invoices 60 days past due